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2007年11月12日 (月)

ヤフーカレンダーでのスケジュール管理

佐藤可士和氏の『佐藤可士和の超整理術』を読んでちょっと触発されたから、というのもあるのだが、前々からちょっと試してみたいなと思っていたことを先月中頃から2つ程始めている。

そのうちの1つについてだけを、今日はご紹介したいと思う。それは、スケジュール管理を、これまで使っていたファイロファクスの手帳を使った紙媒体による管理を止めて、ヤフーカレンダーによるPCとケータイによる管理に移行するための実験だ。

最大の理由は、仕事柄荷物が結構重く、手帳の持ち運びを止めればその分雑誌もしくは単行本1冊くらいは代わりに持てそうだな、と感じたからである。実際、手帳の持ち運びを止めてから肩こりが少し楽になりました。

ご承知の通り、私はケータイをそこそこ早打ち出来るので、PCではなく出先でケータイにスケジュールを入力しなければならない状態になった折でも特段支障はないのだ。ただ、「この人かっこつけてる」と思われてはいけないので、相手によってはスケジュールを確認するだけにして入力は後で電車の中とか会社に帰ってから行う場合もあります。

ヤフーカレンダーはドコモ、au、ソフトバンクモバイルの3キャリア全てで利用可能である。ただ、ソフトバンクモバイルの場合はヤフーケータイのトップページの「カレンダー」のリンクからすぐに閲覧できるので、私はソフトバンクモバイルのケータイのみで閲覧・書き込みをするようにしている。

20代前半の方でケータイに慣れておられる方なら、紙の手帳はなければないで、確かにほとんどの局面で支障はないんじゃないかな、というのが、この1か月程実験してみた感想である。

但し、自分の場合手帳を止めてもこれだけは持っておかなきゃな、と思っているものが2つある。1つは、2008年の年間カレンダー。日月火水・・・の下に、曜日が毎月ごとに割り振ってあるものだ。

紙の手帳の良いところは、あるページと別のページを両方見たければ、リングファイルから一方のページをはずしてしまえば同時に見ることが可能になることだ。

PCの場合も、ウィンドウを2つ立ち上げればそれは可能なのだが、ケータイの場合は今のところそれが不可能なので、年間カレンダー1枚だけは購入するか何かをコピーして常に携帯しておかなきゃ不便だな、という気がしている。

もう1つは、首都圏近郊の鉄道路線図。上京9年目だが、恥ずかしながらまだまだ鉄道網が頭に十分入っていないので、これもNAVITIMEのようなケータイサイトのみではちょっと自分の場合は足りないかなぁ、という感じがしている。

手帳を止めることによって、仕事のやり方が一つ合理化できたことがある。それは、これまで、月末にその月に頂いた名刺をまとめて整理していたのだが、整理の前半分の部分「名刺交換した日時と場所(催し物の内容)」を書き込む作業を毎日やるようになったことだ。

紙の手帳と違って、ケータイでは1か月のスケジュールを一覧しにくかったため、止むを得ず、という部分もあったのだが、これは思わぬ副産物であった。

但し、私は身の回りから紙を一掃した訳ではないんですよね。取材時にPC持参もたまにはあるのだが、ファッション系の媒体の場合は、展示会場などでは立って商品を前にしながら書かなければならないことが多いため、敢えてノートにメモする習慣は現時点では止めないようにしている。

To Do Listも、会社の方に勉強会で残ったレジュメの裏やコピーの失敗分の裏などが沢山あるため、A4サイズのそういう紙を半分にカットして1日1枚ずつ使っている。

それと、戦略や企画を考えたり、その日気づいたことや、問題点の整理などは、大概紙を使って行っている。喫茶店の中なんかで、紙ナプキンに書いていったり、新聞の折込広告の裏とか、その辺にあるものに好きなように書き込みます。どうしても身の回りに紙が見当たらないときは、ケータイのメモ帳に入力することもあるが、図が書けないので、こういう時は断然紙の方が使い勝手が良い。

だから、スケジュール帳の持ち運びは止めても、筆記具はやはり必要なのだ。最低ボールペン1本とシャープペンシル1本。だから今、筆記具を入れる素敵なレザーのケースを探しているところなんですよね。

ファイロファクスの手帳は、まだまだ使えるので、もちろん捨てずに保管しておきます。今後は、白い紙だけを挟むようにして、使っていくかもしれません。

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